Configurer d.netsoins en 2026 ne revient pas à cocher quelques cases dans un menu d’administration. Depuis le renforcement de la doctrine CNIL du 9 février 2024 et la généralisation de l’authentification multifacteur prévue à l’été 2026, plusieurs réglages conditionnent directement la conformité réglementaire de l’établissement et le temps réel passé par les soignants devant l’écran.
Cet article mesure l’écart entre une configuration par défaut et un paramétrage ajusté sur trois axes : droits d’accès, sécurité de connexion et trames de transmissions.
Droits d’accès d.netsoins : écart entre configuration par défaut et paramétrage par profil
NETSoins permet un paramétrage des droits par unité de vie et par fonction. Le tableau ci-dessous compare les modules visibles dans une configuration standard non ajustée avec ceux réellement utiles selon le profil.
| Profil | Modules affichés (config. par défaut) | Modules nécessaires (config. ajustée) | Modules à masquer |
|---|---|---|---|
| Aide-soignant(e) | Transmissions, plan de soins, cahier de liaison, facturation, statistiques, dossier administratif | Transmissions, plan de soins, cahier de liaison | Facturation, statistiques, dossier administratif complet |
| IDE | Dossier médical, prescriptions, traçabilité, gestion des mouvements, rapports financiers | Dossier médical, prescriptions, traçabilité des soins | Gestion des mouvements, rapports financiers |
| Médecin coordonnateur | Ensemble des modules, toutes unités | Dossier médical, prescriptions, statistiques, unité(s) d’intervention | Facturation détaillée, modules RH |
| Psychologue | Dossier complet résident | Volet psychologique, transmissions ciblées | Prescriptions médicamenteuses, facturation |
Un aide-soignant qui navigue entre des onglets de facturation et de statistiques perd du temps à chaque connexion. Restreindre l’affichage aux seuls modules utiles réduit le nombre d’écrans parcourus et limite les risques d’erreur de saisie dans un champ qui ne relève pas de sa compétence.
La CNIL rappelle depuis février 2024 que chaque professionnel ne doit voir que les données dont il a besoin. Dans d.netsoins, cela implique de supprimer les comptes génériques ou partagés, de vérifier que chaque identifiant correspond à une seule personne physique et de désactiver immédiatement les comptes des salariés ayant quitté l’établissement.
Authentification multifacteur dans d.netsoins : contraintes pratiques de la MFA en EHPAD
La généralisation de l’authentification multifacteur (MFA) dans NETSoins à partir de l’été 2026 ajoute une étape après la saisie du login et du mot de passe : un code à usage unique, envoyé par SMS ou généré via une application de type Google Authenticator sur un téléphone professionnel.
Sur le papier, la MFA renforce la sécurité des données résidents. En pratique, les retours terrain signalent plusieurs frictions.
- Les postes partagés en unité de vie imposent une déconnexion/reconnexion fréquente. Chaque reconnexion déclenche une nouvelle demande de code, ce qui allonge les temps d’accès pour les équipes qui alternent sur un même poste.
- La gestion des téléphones professionnels doit être anticipée : tous les établissements ne disposent pas d’un appareil dédié par soignant, et l’utilisation du téléphone personnel pose un problème de frontière vie privée/vie professionnelle.
- Les situations d’urgence (nuit, week-end avec effectif réduit) nécessitent une procédure de secours documentée si le téléphone associé au compte est indisponible.
Le réglage à ne pas différer : associer chaque compte d.netsoins à un numéro de téléphone professionnel vérifié avant l’activation de la MFA. Un établissement qui active la MFA sans avoir distribué et configuré les téléphones s’expose à des blocages en cascade dès le premier jour.
Procédure de bris de glace et traçabilité
La doctrine CNIL impose aussi d’activer et de tracer une procédure de bris de glace pour les accès exceptionnels. Dans d.netsoins, ce mécanisme permet à un professionnel d’accéder temporairement à un dossier résident hors de son périmètre habituel, à condition que l’accès soit justifié et enregistré.
Configurer cette procédure dès la prise en main évite de la découvrir dans l’urgence. Le paramètre se trouve dans le module d’administration des droits. Il faut définir qui peut déclencher le bris de glace, la durée d’accès autorisée et le circuit de validation a posteriori.
Trames de transmissions d.netsoins : ciblées ou narratives selon la situation
NETSoins propose deux formats de transmission : ciblée et narrative. Le choix du format par défaut dans les réglages de l’établissement a un impact direct sur la qualité de la traçabilité et sur le temps de saisie.
La transmission ciblée structure l’information en champs prédéfinis (données, actions, résultats). Elle convient aux situations de soins récurrentes et facilite la relecture rapide par l’équipe suivante. La transmission narrative, sous forme de texte libre, s’adapte mieux aux événements inhabituels ou aux observations qualitatives (comportement, échange avec la famille).
Configurer les trames de transmissions ciblées par défaut pour les actes de soins courants, tout en laissant l’option narrative accessible, constitue le réglage le plus efficace. Les établissements qui laissent le format narratif par défaut constatent des saisies plus longues et une relecture plus difficile lors des relèves.
Adapter les trames aux protocoles internes
Les trames livrées avec d.netsoins sont génériques. Les adapter aux protocoles de soins de l’établissement (chutes, douleur, alimentation, hydratation) améliore la pertinence des données collectées. Cette personnalisation se fait dans le module d’administration, en créant des modèles de transmission propres à chaque type d’événement.
Rôle des super-utilisateurs d.netsoins pour maintenir les réglages dans la durée
Un paramétrage initial rigoureux se dégrade si personne n’en assure le suivi. La désignation de super-utilisateurs d.netsoins au sein de chaque équipe (un par unité de vie, idéalement) répond à ce besoin concret.
Leur rôle ne se limite pas au dépannage technique. Ils vérifient périodiquement que les droits d’accès restent cohérents avec les effectifs réels, que les comptes obsolètes sont désactivés et que les trames de transmissions correspondent toujours aux protocoles en vigueur.
- Vérification mensuelle des comptes actifs : tout départ non signalé à l’administration entraîne un compte orphelin, ce qui contrevient aux exigences CNIL.
- Mise à jour des trames après chaque révision de protocole interne (nouveau protocole douleur, modification du circuit médicamenteux).
- Remontée des anomalies récurrentes au support Orisha Socialcare pour ajustement logiciel ou formation complémentaire.
La formation initiale dispensée lors du déploiement de d.netsoins couvre rarement ces aspects de maintenance. Prévoir une formation spécifique pour les super-utilisateurs dès la prise en main du logiciel évite que les réglages se dégradent silencieusement au fil des mois.
Les trois axes détaillés ici (droits d’accès, MFA et transmissions) ne couvrent pas la totalité des menus de d.netsoins, mais ce sont ceux où l’écart entre un réglage par défaut et un paramétrage adapté produit les conséquences les plus visibles sur la conformité et le quotidien des équipes soignantes en EHPAD.
